Privacyverklaring

Privacyverklaring ACT in Actie

ACT in Actie vindt jouw privacy erg belangrijk. Daarom verwerken wij jouw persoonsgegevens geheel volgens privacywetgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Hoe wij dit doen en welke rechten je hebt, kun je lezen in deze privacyverklaring.

1. Over ACT in Actie
ACT in Actie – Cursus & Opleiding
Lage Kanaaldijk 115
6212 NA Maastricht
KVK-nummer: 54589800

Contactpersoon: Tim Batink
E-mailadres: info@actinactie.nl

2. Wanneer verwerken wij welke persoonsgegevens?

Contact
Om contact met jou te onderhouden of op te nemen, verwerkt ACT in Actie jouw voor- en achternaam, eventueel bedrijfsnaam, e-mailadres en/of telefoonnummer.
Grondslag AVG: gerechtvaardigd belang / uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn: onbepaalde tijd, maar niet langer dan nodig is

Offerte
Voor het opstellen van een offerte verwerkt ACT in Actie de voor- en achternaam van de contactpersoon van jouw bedrijf, bedrijfsnaam, adresgegevens, en e-mailadres.
Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn: minimaal 7 jaar vanwege de wettelijke bewaarplicht van financiële administratie, maar daarna niet langer dan nodig is

Webshop
Wanneer je een dienst online bij ons betaalt, dan verwerken wij de volgende persoonsgegevens: voor- en achternaam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, en – afhankelijk welke dienst je online betaalt – je beroep en opleidingsachtergrond. De genoemde gegevens hebben wij nodig om jou een bevestiging van de bestelling en eventuele overige informatie op te sturen omtrent de dienst, en voor de facturatie (zie daarvoor “Facturatie / Financiële administratie”). Jouw telefoonnummer vragen we voor als er eventueel iets mis is gegaan met de bestelling en we contact met jou op kunnen nemen hierover. Jouw beroep en opleidingsachtergrond vragen we ter ondersteuning van het op maat kunnen nakijken van een opdracht van een cursus.
Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn: onbepaalde tijd, maar nooit langer dan nodig is

Opleidingen
Wanneer jij of een van jouw werknemers een opleiding bij ons volgt, dan verwerken we de voor- en achternaam, adresgegevens, e-mailadres en het telefoonnummer van de cursist(en). Deze persoonsgegevens hebben we nodig om cursusmateriaal (waaronder uitnodigingen tot webinars) en een certificaat toe te sturen, of om de cursist te bellen indien er last-minute wijzigingen zijn in de opleiding.
Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn: onbepaalde tijd, maar niet langer dan nodig is

Online leeromgeving
Wanneer een van onze opleidingen een online leeromgeving bevat, dan verwerken wij jouw voor- en achternaam en jouw e-mailadres. Dit zijn jouw inloggegevens.
Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn: onbepaalde tijd, maar niet langer dan nodig is

ACT for You cliëntplatform (voor professionals)
Om als professional toegang te kunnen krijgen tot het cliëntplatform, dient de professional in te loggen met zijn of haar e-mailadres. Met dit e-mailadres en zijn voor- en achternaam heeft de professional een account bij het platform.
Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn: tot uiterlijk een jaar nadat er toegang is gegeven tot het platform, tenzij de professional de toegang tegen betaling verlengt voor een nieuw jaar

ACT for You cliëntplatform (voor cliënten van professionals)
Om als cliënt therapiemateriaal toegestuurd te kunnen krijgen door de professional via het cliëntplatform, moeten wij de e-mailadressen van de cliënten verwerken.
Grondslag AVG: gerechtvaardigd belang
Bewaartermijn: tot uiterlijk 28 dagen na het verzenden van een e-mail naar de cliënt

Enquête / klanttevredenheidsonderzoek
Het kan zijn dat we jou als klant vragen of je mee wil doen aan een enquête of klanttevredenheidsonderzoek. Hiervoor verzamelen we jouw voor- en achternaam, en e-mailadres. Deze persoonsgegevens verzamelen we zodat we contact met jou kunnen opnemen over het onderzoek.
Grondslag AVG: toestemming
Bewaartermijn: voor onbepaalde tijd, maar in ieder geval niet langer dan nodig is en tot de resultaten van de enquête of het onderzoek in brede zin verwerkt zijn

Interesselijst
Wanneer je interesse hebt in een van onze toekomstige diensten, dan kun je je inschrijven voor de interesselijst. Je ontvangt dan een mailtje zodra er meer over bekend is. Wij verwerken voor de interesselijst je voor- en achternaam , e-mailadres en beroep. We willen jouw beroep weten in verband met onze cursusplanning en zodat wij weten bij welke doelgroep het meest animo is.
Grondslag AVG: toestemming
Bewaartermijn: totdat we je op de hoogte hebben gebracht van de toekomstige dienst. Bieden wij de dienst onverhoopt niet meer aan, dan zullen wij jouw persoonsgegevens verwijderen

Nieuwsbrief
Je kunt jezelf via (een van) onze website(s) inschrijven voor onze nieuwsbrief. Op elk moment kun je je weer uitschrijven. Wij verwerken hiervoor je voor- en achternaam en e-mailadres.
Grondslag AVG: toestemming
Bewaartermijn: zolang je ingeschreven staat

Facturatie / Financiële administratie
Voor de facturatie en/of voor onze financiële administratie verwerken wij jouw voor- en achternaam of de voor- en achternaam van de contactpersoon van jouw bedrijf, eventueel jouw bedrijfsnaam, e-mailadres, adresgegevens, factuurnummer en bankgegevens.
Grondslag AVG: wettelijke verplichting
Bewaartermijn: minimaal 7 jaar vanwege de wettelijke bewaarplicht van financiële administratie, maar daarna niet langer dan nodig is

Weggevers / gratis producten
Wij bieden verschillende “weggevers” aan, zoals gratis te downloaden therapiemateriaal. Hiervoor verwerken wij alleen jouw IP-adres.
Grondslag AVG: gerechtvaardigd belang
Bewaartermijn: onbepaalde tijd, maar niet langer dan nodig is

Het verzenden van een relatiegeschenk
Wanneer wij jou waarderen als klant of relatie, dan zouden wij jou een relatiegeschenk kunnen sturen. Hiervoor verwerken wij jouw voor- en achternaam, eventueel bedrijfsnaam, en adresgegevens. Deze persoonsgegevens hadden wij al door onze eerdere samenwerking.
Grondslag AVG: gerechtvaardigd belang
Bewaartermijn: onbepaalde tijd, maar niet langer dan nodig is

Klantoverzicht
Wij houden een klantenoverzicht bij zodat wij kunnen zien welke diensten wij aan onze klanten hebben verleend. Daarnaast is het klantoverzicht van organisatorische aard. Wij houden bij wanneer de een cursusgroep vol is, beheren interesselijsten, monitoren wanneer certificaten moeten worden verstuurd, etc.
In het klantoverzicht verzamelen wij jouw voor- en achternaam, eventueel bedrijfsnaam, telefoonnummer, e-mailadres, bankgegevens en je beroep/functie. Deze gegevens hebben wij van jou verkregen doordat je klant van ons bent (geweest).
Grondslag: gerechtvaardigd belang
Bewaartermijn: onbepaalde tijd, maar niet langer dan nodig is

Sollicitaties
Wanneer je bij ons solliciteert, dan verwerken wij jouw voor- en achternaam, jouw e-mailadres, telefoonnummer en de persoonsgegevens binnen jouw cv.
Grondslag AVG: gerechtvaardigd belang
Bewaartermijn: maximaal 4 weken na sluiting van de vacature, tenzij jij ons telkens toestemming geeft om deze gegevens voor 1 (nieuw opvolgend) jaar te bewaren

Gerechtvaardigd belang
Voor sommige doelen verwerkt ACT in Actie persoonsgegevens op basis van de grondslag “gerechtvaardigd belang”. Ons belang om jouw persoonsgegevens te verwerken, is hierbij afgewogen tegen jouw belang (het recht op privacy). ACT in Actie verwerkt alleen persoonsgegevens indien ons gerechtvaardigd belang zwaarder weegt dan jouw belang. Ook verzamelen wij niet meer gegevens dan nodig is om het doel te bereiken en verwerkt ze ook niet langer dan nodig is.

3. Ontvangers van jouw persoonsgegevens
Jouw gegevens worden niet verstrekt aan derde partijen, tenzij dit nodig is voor de bedrijfsvoering of dit wettelijk verplicht is. De derde partijen waar wij (mogelijk) jouw gegevens aan hebben verstrekt, zijn:
– Webhost
– CMS
– Websitebeheerder
– Betaalsysteem
– Boekhoudplatform
– Boekhouder
– Nieuwsbriefprovider
– Videoconferentiedienst
– Postorderbedrijf
– Softwareleveranciers voor verschillende functionaliteiten met betrekking tot onze websites, communicatie & organisatie

ACT in Actie verkoopt jouw gegevens niet door aan derden.

4. Doorgifte aan derde landen
ACT in Actie probeert persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Het kan echter zijn dat ACT in Actie toch diensten inzet van buiten de EER. Wij doen dit alleen indien er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens.

5. Beveiliging van jouw persoonsgegevens
ACT in Actie heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Maatregelen die wij bijvoorbeeld nemen, zijn:
– het regelmatig veranderen van wachtwoorden;
– het inzetten van encryptie van persoonsgegevens;
– het sluiten van verwerkersovereenkomsten.

6. Geautomatiseerde besluitvorming
Er is sprake van geautomatiseerde besluitvorming als er automatisch besluiten worden gemaakt op basis van verwerkte persoonsgegevens, zonder dat er een echt persoon is tussengekomen. ACT in Actie maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.

7. Cookies
Cookies zijn kleine bestandjes die op randapparatuur worden geplaatst wanneer je een website bezoekt, zoals op je laptop of telefoon. Deze cookies onthouden informatie en worden opgehaald wanneer je een website opnieuw bezoekt. Welke cookies ACT in Actie plaatst, zijn:

Functionele cookies: Dit zijn cookies die de website nodig heeft om goed te kunnen functioneren. Deze cookies hebben geen impact op jouw privacy en ACT in Actie hoeft hiervoor geen toestemming te vragen.

(Geanonimiseerde) analytische cookies: Dit zijn cookies waarmee de websitehouder statistieken van zijn website kan bijhouden. Denk aan het aantal bezoekers, hoe lang een bezoeker op de website is en welke browser de bezoeker gebruikt. Wij gebruiken Google Analytics voor onze statistieken. Wij verwerken geen IP-adressen, dus wij hoeven geen toestemming te vragen om deze cookies te plaatsen.
De grondslag om statistieken bij te houden, is gerechtvaardigd belang. Dit is een van de door de AVG genoemde grondslagen waarop wij (net als toestemming) persoonsgegevens mogen verwerken. Wij hebben ons belang bij het verwerken van jouw persoonsgegevens afgewogen tegen jouw belang (het recht op privacy).

Marketing cookies / tracking cookies: Deze cookies meten wat je doet op een website en ze volgen ander internetgedrag. Dit is om een persoonlijk profiel van jou op te bouwen voor marketingdoeleinden. Voor deze cookies heeft ACT in Actie expliciet jouw toestemming nodig.

Cookies uitschakelen, verwijderen of je voorkeuren wijzigen
Je kunt cookies uitschakelen of verwijderen in jouw browserinstellingen. Gebruik eventueel de zoekfunctie. Let op: het uitschakelen of verwijderen moet per computer en per soort browser. Maak je dus gebruik van Google Chrome én Microsoft Internet Explorer? Dan moet je op beide browsers de cookies uitschakelen/verwijderen.

8. Jouw rechten
Indien jouw persoonsgegevens verwerkt worden, heb je hier in bepaalde mate controle over. Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming heb jij de volgende rechten:

Recht op inzage, rectificatie en wissing
Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van jou verwerken. Kloppen bepaalde gegevens niet? Dan kun je ons verzoeken deze te rectificeren. Ook kunnen we op jouw verzoek gegevens wissen.

Recht op beperking van de verwerking
Dit is het recht om (tijdelijk) te stoppen met het verwerken van jouw gegevens. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat de gegevens die wij van jou hebben, mogelijk onjuist zijn. Dan mogen wij deze gegevens niet meer gebruiken totdat we de juiste gegevens hebben. Ook indien de verwerking van de gegevens onrechtmatig is, we de gegevens niet meer nodig hebben of wanneer je bezwaar hebt gemaakt tegen het verwerken van gegevens, moeten we (tijdelijk) stoppen met het verwerken van jouw persoonsgegevens.

Recht op bezwaar
Wanneer wij jouw gegevens verwerken op grond van “gerechtvaardigd belang” en je het niet eens bent met de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kun je bezwaar maken. Wanneer je bezwaar maakt, dan zullen wij de persoonsgegevens niet langer verwerken, tenzij wij dwingende legitieme gronden voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden, of voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims. Indien je bezwaar maakt tegen de verwerking ten behoeve van direct marketing, zullen wij deze gegevens in ieder geval niet meer verwerken.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Je hebt het recht jouw persoonsgegevens van ons in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen wanneer je ons toestemming hebt gegeven om jouw persoonsgegevens te verwerken en/of wanneer de verwerking geautomatiseerd wordt gedaan.

Recht om je toestemming in te trekken
Wanneer we jouw toestemming heb gekregen om jouw persoonsgegevens te verwerken, dan heb jij te alle tijde het recht om deze toestemming in te trekken. Dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking van de persoonsgegevens vóórdat je de toestemming hebt ingetrokken.

Recht om een klacht in te dienen
Heb je een klacht over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan? Dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wil je een van deze rechten uitoefenen, mail dan naar info@actinactie.nl. Wil je het recht om een klacht in te dienen uitoefenen, neem dan contact op met de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Wijzigingen
Het kan zijn dat wij deze privacyverklaring in de tussentijd aanpassen. Redenen daarvoor kunnen bijvoorbeeld wijzigingen in het bedrijf zijn, of nieuwe ontwikkelingen op gebied van wet- of regelgeving. De nieuwste versie zal altijd online gepubliceerd staan. Als de wijzigingen op jou van toepassing zijn, informeren wij jou daarover. Maak je na de wijzigingen nog steeds gebruik van de diensten van ACT in Actie, dan ga je akkoord met deze wijzigingen.

Versie: 10 juli 2024